執筆者 原貫太
提案資料をつくる
私は資料を作る上で一番重要なことは、「相手にとってわかりやすいこと」だと意識するようにしています。
しかしそれが、それがなかなか難しいです。
話し手が何を伝えたいのか理解し、それを短くまとめる。必要な情報を取捨選択していくには時間がかかります。
時間をかけすぎるとそこに主観というか、勝手な私の考えが混ざりより資料をわかりにくものへと変えてしまいます。
必要な情報をシンプルにまとめられたとしても、それが私を不安にさせます。こんな、少ない情報でいいのか、殺風景すぎないかなど気になってきます。
しかし最近は、それを判断するのは話手であり、話し手が提案するのに必要な情報だけがそろっていればいいのだと考えを改める努力をしています。
自分が判断するべき課題なのか、相手が判断するべき課題なのかそこの線引きをしっかりしていきたいと思っています。
要はなんなんだ？
「要は？」この言葉は、私が大学で卒論発表用の資料を作成しているときに教授によく言われていた言葉です。
プレゼンが苦手な私は、資料に情報を詰め込みカンペのように使うことで発表を乗り切ろうとしていました。
完全に自分のことしか考えてませんね。
「相手にどうやったら伝わりやすいか」とか「理解してもらえるか」とか全く考えず、ただ発表を早く終わらせたい。
そんな大バカ者でした。
しかし、そんな資料が許されずはずもなく、ダメ出しをたくさんくらいました。
そんなときに教授が教えてくれたのが、「要は？」これを意識しながら資料をつくるということです。
あれやこれやと考えずに「要は？」と自問自答してるとこれだけで情報の取捨選択が行いやすく私はなりました。
この言葉はいまでも意識するようにしています。
資料をつくってそれで終わりか
資料は、あくまで伝えやすさを上げるための補助役です。
ここからは自分の口を使って相手に伝えなければなりません。
アドリブで発表の場を乗り切るなんて私には無理なので、発表があるときは、原稿をつくり暗記するまで音読していました。
いくら練習しても当日は緊張しましすし、発表が終わったあとは何にも覚えていません。
でも、準備しているとしていないとでは、気持ちが全くちがいます。
緊張はしますが、準備をしていればこれだっけやってきたんだという風に自分に言い聞かせることができるのでまだましです。
今後は、資料だけではなく話す方も成長させていきたいと思います。
